Ich hätte auch geklickt!

Geheimnisse einer gelungenen Veranstaltung

Sie haben viel Geld für eine tolle Vertriebstagung, ein wertschätzendes Mitarbeiterincentive, ein Impulsseminar oder eine hochwertige Kundenveranstaltung ausgegeben. Und Sie haben viel Geld in einen wirklich guten Referenten investiert. Jetzt brauchen Sie nur noch eine professionelle Veranstaltungstechnik. Unsere Empfehlung: Überlassen Sie nichts dem Zufall oder dem Haustechniker vor Ort.

Rednermikrofon
Klare Empfehlung: Headset DPA 4066. Der Klang ist perfekt und der Mikrofonkopf klein, das heisst, Ihr Referent oder Ihr Vorstandsvorsitzender hat bei seiner Präsentation keinen unschönen dicken Mikrofonpoppschutz im Gesicht. Macht sich nicht so gut auf den Bildern in der nächsten Ausgabe der Firmenzeitung. Wie dezent dieses Mikrofon wirkt, sehen Sie hier.

Havarie-Mikrofon
Stellen Sie zudem ein Funkmikrofon (Handkeule) bereit, falls das Headset ausfallen oder der Referent spontan ein Mikrofon für Publikumsinteraktion benötigen sollte.

Mikrofonanlage
Als Funkanlagen haben sich bewährt: Sennheiser EW-Series, Beyerdynamic oder Shure.

Leinwand
Bilder und damit Botschaften in Präsentationen entfalten nur dann ihre Wirkung, wenn sie für die Zuschauer GROSS zu sehen sind. Wir empfehlen daher dringend eine den Räumlichkeiten entsprechende Großleinwand mit mindestens 4 bis 6 Metern Breite.

Bühne
Eine Bühne - und sei sie nur 50 cm hoch - ermöglicht es den Zuschauern, die Körpersprache des Referenten besser wahrzunehmen. Es gilt: Nicht zu hoch, nicht zu niedrig. Kommt zum Einsatz ab 40 Personen.

Beamer
Der firmeneigene Beamer reicht in der Regel für kleinere Seminare, aber bei größeren Veranstaltungen mit 100 bis 800 Personen benötigen Sie professionelles Equipment. Lassen Sie sich beraten, welcher Beamer über die für die räumlichen Gegebenheiten optimale Lichtstärke verfügt. In den Beamer-Voreinstellungen bitte das Häkchen bei "Präsentationsmodus" setzen und nicht bei "Stromsparmodus". Andernfalls ist die Lichtstärke zu gering.

Lautsprecher-Anlage
Für das Seminar mit 10 bis 15 Teilnehmern reicht in der Regel ein PC-Lautsprechersystem. Je größer die Veranstaltung, desto wichtiger wird der Ton. Mieten Sie sich eine den Räumlichkeiten entsprechende Lautsprecheranlage mit Anschlussmöglichkeit zum Notebook (Miniklinke 3,5 mm).

Laptop-Brummen
Geben Sie bei der Technikfirma einen sogenannten "De-Hummer" in Auftrag, falls das Laptop des Referenten eine Brummschleife in der Audioanlage erzeugt. Unschöner Ton, kommt immer häufiger vor.

Audio-Monitorbox am vorderen Bühnenrand
Professionelle Sänger haben bei Konzerten entweder eine Lautsprecherbox vor sich auf dem Boden stehen oder einen Knopf im Ohr, ein sogenanntes In-Ear-Monitoring. Damit haben sie eine bessere Kontrolle über ihre Stimme. Je größer die Veranstaltung, desto wahrscheinlicher, dass der Referent sich selber auf der Bühne nicht mehr hört, was schnell dazu führen kann, dass er sehr laut zu sprechen beginnt. Das ist anstrengend für den Redner. Aber noch viel anstrengender ist es für seine Zuhörer. Bei Vorträgen ab 60 Teilnehmern sollte am vorderen Bühnenrand eine zum Referenten gerichtete Audio-Monitorbox aufgestellt werden. Sprechen Sie mit Ihrem Techniker.

Flipchart
Falls alle Stricke reissen, sprich: der Beamer seinen Geist aufgibt, ist es für den Referenten von Vorteil, wenn er auf ein Alternativmedium ausweichen kann. Sorgen Sie für ein Flipchart mit mindestens 15 Blatt Papier und Edding800-Stiften in den Farben rot, grün und schwarz.

Beleuchtung
Sobald ein Raum abgedunkelt ist und auf einer Leinwand Spannendes passiert, fallen Menschen in den TV-Modus: Tunnelblick. Sorgen Sie für viel Licht im Vortragsraum, damit der Kontakt zwischen dem Publikum und dem Referenten nicht abreisst. Dasselbe gilt für das Licht auf der Bühne.

Mitschnitte
Aus lizenzrechtlichen Gründen verpflichtet sich der Veranstalter dafür zu sorgen, dass keine Ton- und / oder Videomitschnitte des Vortrags / Seminars gemacht werden.

GEMA
Etwaige bei der Veranstaltung anfallende GEMA-Gebühren werden vom Veranstalter übernommen.

Weitere Tipps

• Beauftragen Sie eine Firma, die professionelles Soundequipment verleiht und buchen Sie für die Veranstaltung einen erfahrenen, kommunikativen Techniker hinzu.
• Wir präsentieren mit Apple-Notebooks und immer mehr Referenten tun dies mittlerweile auch. Halten Sie mit Ihrer Technikabteilung rechtzeitig Rücksprache, ob der Beamer Apple-kompatibel ist.
• Ein Rednerpult ist ein Zufluchtsort für Feiglinge - stellen Sie einen kleinen Tisch auf die Bühne, damit der Referent dort sein Notebook platzieren kann. Kein klassisches Rednerpult.
• Reden macht durstig: 2 große Flaschen stilles (!) Wasser wie z. B. Evian, Volvic - mit Glas - zimmerwarm und Ihr Referent wird glücklich sein.

Eine Enzyklopädie ist nur gut, wenn sie gepflegt wird und sich weiterentwickelt. Wenn Sie noch weitere Erfahrungen und Ideen haben, wie man eine Veranstaltung technisch noch besser machen kann, dann teilen Sie uns diese sehr gerne per Mail mit, wir freuen uns darüber.

Die komplette Checkliste zum Downloaden finden Sie auch noch einmal hier.

Wir wünschen Ihnen eine tolle Veranstaltung!